Semnătură electronică simplă, avansată sau calificată: de care ai nevoie?

Când cauți „semnătură electronică”, dai peste trei termeni care par să spună același lucru: simplă, avansată și calificată. Nu sunt la fel. Diferența contează, pentru că unele documente acceptă oricare dintre ele, iar altele cer strict o semnătură calificată.

Ghidul explică termenii. Nu este consultanță juridică: pentru o situație concretă, întreabă un avocat.

Ce spune legea semnăturii electronice

Cadrul comun în Uniunea Europeană este Regulamentul (UE) nr. 910/2014, cunoscut ca eIDAS. Se aplică direct în toate statele membre. Două reguli din articolul 25 sunt esențiale:

• O semnătură electronică nu poate fi respinsă ca probă în instanță doar pentru că este electronică sau pentru că nu este calificată.
• Semnătura electronică calificată are, în toată Uniunea, efect juridic echivalent cu semnătura olografă, adică cea de mână.

În România, eIDAS este completat de Legea nr. 214/2024 privind utilizarea semnăturii electronice, a mărcii temporale și prestarea serviciilor de încredere bazate pe acestea. Legea a fost publicată în Monitorul Oficial nr. 647 din 8 iulie 2024, a intrat în vigoare la trei luni de la publicare și a abrogat Legea nr. 455/2001 privind semnătura electronică. Dacă un text vechi citează Legea 455/2001, el descrie regulile de dinainte de octombrie 2024.

Legea 214/2024 spune că toate tipurile de semnătură electronică produc efecte juridice și pot fi folosite ca probă în instanță (art. 3). Documentul semnat cu o semnătură calificată este asimilat înscrisului sub semnătură privată (art. 4). Același articol dă acest efect și semnăturii simple sau avansate în anumite cazuri, de exemplu când cealaltă parte recunoaște documentul ori îl execută, sau când părțile au convenit asta în scris dinainte (art. 4 alin. 5 și 9). Dacă cineva contestă o semnătură simplă sau avansată, cel care se bazează pe ea trebuie să dovedească îndeplinirea condițiilor legale și tehnice (art. 5). De aceea contează dovezile păstrate în jurul semnăturii.

Cele trei tipuri, pe scurt

Semnătură electronică vs. semnătură digitală

„Semnătură digitală” nu este un tip separat în lege. În vorbirea de zi cu zi, oamenii numesc așa semnătura bazată pe un certificat și pe chei criptografice, de obicei semnătura calificată de pe un token. Termenul juridic este „semnătură electronică”, cu cele trei niveluri de mai sus.

Signit oferă o semnătură electronică simplă. Nu este „digitală” în sensul acesta: nu folosește un certificat X.509 și nu aplică o semnătură criptografică pe PDF.

Când este de ajuns o semnătură electronică simplă

Pentru multe documente obișnuite, o semnătură simplă cu dovezi clare este suficientă, dacă legea sau cealaltă parte nu cere o formă anume:

• contracte de prestări servicii sau de colaborare între persoane și firme;
• acorduri de confidențialitate (NDA);
• oferte, comenzi și acceptarea lor;
• aprobări interne, procese-verbale și confirmări între colegi.

Semnătura Signit înseamnă numele scris de Semnatar, consimțământul lui explicit și un istoric ordonat al evenimentelor. La final primești PDF-ul final și un Certificat de finalizare. Certificatul este un raport de dovezi, nu un certificat digital calificat. Signit nu verifică identitatea juridică a Semnatarului. Pașii concreți sunt în Cum semnezi un PDF online gratuit, pas cu pas.

Când îți trebuie o semnătură electronică calificată

Folosește o semnătură calificată când:

• depui documente la ANAF, ONRC sau în REGES și instituția cere semnătură calificată;
• o instituție publică, o bancă sau partenerul tău cer explicit semnătură calificată;
• legea cere pentru acel document efectul semnăturii de mână.

Pentru asta ai nevoie de un certificat calificat de la un prestator calificat de servicii de încredere. În România, exemple de astfel de prestatori sunt certSIGN, DigiSign și Trans Sped. Statutul calificat ține de fiecare serviciu, așa că verifică serviciul ales în lista de încredere publicată de Comisia Europeană. Signit nu emite certificate calificate și nu înlocuiește un astfel de prestator.

Semnătura electronică pentru persoana fizică

Ca persoană fizică, nu ai nevoie de o firmă ca să semnezi electronic. Poți semna cu o semnătură simplă, de exemplu în Signit, unde Semnatarii nu au nevoie nici măcar de cont. Dacă ai nevoie de o semnătură calificată, o obții tot ca persoană fizică, de la un prestator calificat, după ce îți verifică identitatea.

Întrebări frecvente

Este valabilă semnătura electronică simplă în România?

Da. Legea 214/2024 spune că toate tipurile de semnătură electronică produc efecte juridice și pot fi folosite ca probă. Dacă semnătura este contestată, cel care se bazează pe ea trebuie să o dovedească, de aceea contează istoricul și Certificatul de finalizare.

Care este diferența dintre semnătura electronică și cea digitală?

„Semnătură electronică” este termenul juridic și are trei niveluri. „Semnătură digitală” este un nume uzual pentru semnătura bazată pe certificat, de obicei cea calificată.

Ce semnătură îmi trebuie pentru ANAF?

Pentru depunerile la ANAF, ONRC sau REGES care cer semnătură calificată, folosește un certificat calificat de la un prestator calificat. Semnătura simplă Signit nu este potrivită pentru aceste depuneri.

Mai este în vigoare Legea 455/2001?

Nu. Legea 455/2001 a fost abrogată de Legea 214/2024, care a intrat în vigoare în octombrie 2024.