Trimite un Document

Înainte să începi

Ai nevoie de un PDF pe care ai dreptul să îl trimiți și de numele plus adresele de e-mail ale Semnatarilor. Signit acceptă un singur PDF pentru fiecare Document: maxim 25 MiB și 200 de pagini.

Fluxul principal

1. Din aplicație, alege Document nou.
2. Încarcă PDF-ul. Signit creează imediat o Ciornă privată, salvată automat, și deschide un singur editor cu configurarea, documentul și Rezumatul trimiterii împreună; nu trimite încă niciun e-mail.
3. Adaugă Semnatarii. Pentru cele mai multe acorduri, doi sau trei sunt de ajuns. Câmpurile lor de semnătură apar pe document pe măsură ce îi adaugi. Bifează Include-mă dacă trebuie să semnezi și tu.
4. Alege rutarea. În paralel este opțiunea rapidă: toți pot semna în același timp. Alege Secvențial numai când o etapă trebuie terminată înaintea următoarei.
5. Scrie subiectul și un mesaj scurt. Modificările se salvează automat.
6. Verifică fiecare câmp de semnătură vizibil. Dacă vrei altă poziție, trage câmpul direct pe document și adaugă sau elimină câmpuri după nevoie; modificările se salvează în fundal, chiar înainte ca fiecare Semnatar să aibă un câmp de semnătură.
7. Urmărește Rezumatul trimiterii actualizat pe loc. Când arată că totul este pregătit, alege o singură dată Trimite pentru semnare.

Pozițiile semnăturilor

Încărcarea PDF-ului nu face nimic de una singură. Când adaugi un Semnatar, Signit caută în tot documentul locurile de semnătură ale exact acelui om și transformă fiecare loc găsit într-un câmp de-al lui; un Semnatar menționat în mai multe locuri primește câte un câmp în fiecare dintre ele. Căutarea răspunde în 30 de secunde sau deloc și citește documentul de la ultima pagină înapoi, așa că un PDF foarte lung poate fi citit doar parțial în acest timp. Un Semnatar fără locuri găsite nu are câmpuri: rândul lui spune asta și oferă Caută din nou, sau tragi câmpurile pe document chiar tu. Rândul deosebește trei răspunsuri diferite: niciun loc pe acest document, o căutare care nu a putut rula deloc și o căutare care a rămas fără timp înainte de a citi tot PDF-ul. Câmpurile puse cu mâna nu sunt niciodată suprascrise de o căutare ulterioară, iar un loc ocupat deja de alt Semnatar nu este luat a doua oară. Trimiterile prin agenți conectați folosesc aceleași reguli, cu excepția că un Semnatar fără locuri găsite ajunge pe un rând de tabel în loc să blocheze trimiterea.

Fiecare organizație are o cotă lunară de căutări automate. Un lot acoperă până la patru pagini ale PDF-ului. Când cota se epuizează, căutările se opresc, iar rândul Semnatarului spune asta. Trage câmpurile tu, sau caută din nou luna viitoare.

Înlocuirea PDF-ului șterge toate câmpurile găsite, pentru că pozițiile țineau de documentul vechi. Signit caută din nou pentru fiecare Semnatar în cel nou.

Ce trimite căutarea unui model AI

Căutarea folosește un model AI. De fiecare dată când rulează (când adaugi un Semnatar, înlocuiești PDF-ul sau alegi Caută din nou), Signit trimite modelului:

• imagini ale paginilor pe care le citește, începând cu ultima, deci modelul vede ce scrie pe ele; și
• numele și adresa de email ale Semnatarului.

Nu trimite nimic altceva: niciun ID intern și niciun alt document. Modelul este openai/gpt-5.6-luna, accesat prin Cloudflare AI Gateway prin Unified Billing, deci Signit nu folosește o cheie OpenAI proprie. Signit cere rutare fără păstrarea datelor pe această cale, dar lista de modele Cloudflare nu confirmă încă faptul că opțiunea se aplică acestui model, deci nu presupune că se aplică. Răspunde doar cu poziții pe pagină. Documentele trimise printr-un agent conectat sunt căutate la fel.

Dacă nu vrei ca un document să fie citit de un model, alege Folosește o pagină de semnături. Nu rulează nicio căutare și nu se trimite nimic.

Folosește o pagină de semnături sare peste căutare și ține toți Semnatarii pe paginile adăugate; Detectează câmpurile în document revine la căutare. Trimiterea cere cel puțin un câmp de semnătură pentru fiecare Semnatar.

O Ciornă poate fi neterminată. Fiecare câmp pe care îl plasezi se salvează, inclusiv câmpurile de text și casetele de bifat, chiar dacă un Semnatar nu are încă un câmp de semnătură sau dacă ai eliminat toate câmpurile. Când redeschizi Ciorna, ea este exact cum ai lăsat-o; Signit nu readaugă singur câmpuri de semnătură. Numai Trimite pentru semnare cere ca fiecare Semnatar să aibă un câmp de semnătură și rămâne indisponibil până când îl are. Schimbarea listei de Semnatari este singurul alt moment în care Signit plasează semnături pentru tine: un Semnatar fără câmp de semnătură primește atunci un rând în tabelul de semnături.

Documentul este o singură vizualizare derulabilă cu toate paginile. Trage un câmp oriunde, inclusiv pe altă pagină; lasă un Semnatar din listă pe orice pagină ca să îi adaugi încă un câmp sau folosește butonul plus de lângă Semnatar. Trage de mânerul din colț ca să redimensionezi un câmp. Dă clic dreapta pe un câmp, sau selectează-l și apasă Delete ori Backspace, ca să îl elimini; Ctrl/Cmd + Z anulează ultima modificare. Prima dată când deschizi editorul, un sfat scurt arată spre un câmp: trage semnătura unde dorești pe document.

Fiecare pagină se desenează cu cel mult 4.000.000 de pixeli, deci o pagină foarte mare apare la o rezoluție mai mică.

Din tastatură, săgețile mută câmpul selectat, Shift cu o săgeată îl redimensionează, iar Enter îți lasă să alegi locul cu un clic sau cu Page Up și Page Down. Nu ai de ales un mod de poziționare și nu există un pas separat de salvare a tuturor pozițiilor; modificările se salvează în fundal, iar pozițiile salvate rămân pregătite când redeschizi Ciorna.

Ieșirea din editor salvează mai întâi. Dacă urmezi un link, folosești butonul Înapoi al browserului, schimbi limba sau te deconectezi cât timp modificările încă se salvează, Signit termină salvarea și abia apoi pleacă. Dacă salvarea eșuează sau câmpurile au fost modificate în altă fereastră, rămâi în editor cu modificările păstrate și cu un mesaj care spune ce de făcut. Închiderea sau reîncărcarea filei cu modificări nesalvate îți cere în continuare confirmarea.

Fiecare pagină de semnături adăugată este un tabel Nume | Dată | Semnătură. Celula de semnătură conține numai numele adoptat; data se completează separat după semnare. Câmpurile mutate pe aceste pagini se aliniază automat în rândurile tabelului. Dacă muți ultimul câmp de pe o pagină adăugată înapoi pe Original, pagina goală dispare automat.

Poți înlocui PDF-ul cât timp Documentul este încă o Ciornă; Signit elimină câmpurile pentru fișierul vechi și citește noul fișier de la început. Dacă există câmpuri, confirmă eliminarea lor înainte să continui înlocuirea. Poți șterge și o Ciornă netrimisă după confirmare. Documentele trimise și câmpurile lor înghețate nu pot fi editate.

Ca să scoți din liste un document trimis, alege iconița Arhivează de pe rândul lui din Documente. Nu se șterge nimic: documentul, PDF-urile și jurnalul de audit rămân neschimbate, semnatarii pot încă să termine, iar fila Arhivate îl arată cu butonul Restaurează.

Câmpuri text și casete de bifat

Documentul primește locul. Pe un ecran lat, editorul are două coloane: Câmpuri pentru în stânga și documentul alături, cam 800 px lățime la 1440 px. Pe tabletă sau telefon documentul vine primul, sub o bară compactă: alegi Semnatarul pentru câmpurile noi, adaugi un Text, o Bifă sau o Semnătură, ori deschizi Câmpuri pentru Semnatari și lista tuturor câmpurilor. Alegerea unui câmp de acolo închide lista și te duce la el.

Două panouri se deschid din butoane și te readuc unde erai când le închizi (Esc le închide pe oricare). Proprietăți editează câmpul selectat; el rămâne selectat, iar închiderea nu pierde nimic din ce ai editat. Document și semnatari conține PDF-ul original și înlocuirea lui, căutarea câmpurilor de semnătură, subiectul, mesajul, ordinea de semnare și Semnatarii. O ciornă fără Semnatari arată deasupra documentului scurtătura Adaugă un semnatar, iar un subiect lipsă deschide acel panou la subiect.

Alege un Semnatar (în Câmpuri pentru, sau în lista de Semnatari pe telefon), apoi adaugă pentru el un câmp Text, o Bifă sau o Semnătură. Un clic pe tipul de câmp îl pune într-un loc liber lângă câmpurile acelui Semnatar; îl poți și trage pe orice pagină. Pe acest document listează toate câmpurile în ordinea citirii; alegerea unuia derulează până la el și îl selectează, ca să continui din tastatură.

Fiecare câmp aparține unui singur Semnatar. În proprietăți poți schimba eticheta, Semnatarul, dacă textul sau caseta sunt obligatorii, dacă textul are mai multe rânduri și o valoare inițială. Valoarea inițială este un punct de pornire pe care Semnatarul îl poate schimba; Blochează textul expeditorului o face parte din document: Semnatarul o vede, dar nu o poate edita. Fiecare semnătură este obligatorie. Poziție și dimensiune stabilește pagina și locul câmpului, în procente din pagină, fără tragere. Un câmp cu o problemă este conturat cu roșu, iar proprietatea de corectat explică de ce; nimic nu se salvează până nu e corectat. Câmpurile text și casetele de bifat rămân pe paginile Originalului; paginile de semnături adăugate sunt doar pentru semnături.

Integrare rămâne pliată: Cheia câmpului este felul în care propriile tale sisteme găsesc răspunsul (de exemplu job_title), iar cel mult 20 de perechi private de metadate o însoțesc. Semnatarii nu le văd niciodată. Un câmp nou primește o cheie o singură dată; redenumirea ulterioară a etichetei păstrează cheia, iar Folosește eticheta drept cheie o schimbă doar când ceri. Duplică (sau Ctrl/Cmd + D pe un câmp selectat) copiază câmpul lângă original, cu o identitate nouă și o cheie nouă. Butoanele Anulează și Refă de deasupra documentului corespund cu Ctrl/Cmd + Z și Ctrl/Cmd + Shift + Z; cât timp scrii într-o proprietate, aceste taste editează textul.

Dacă aceste câmpuri s-au schimbat în altă fereastră sau o căutare de semnături s-a terminat cât editai, Signit îți păstrează modificările pe ecran, arată prin ce diferă și îți cere să alegi Păstrează modificările mele sau Folosește ultima versiune salvată. Nu suprascrie niciuna dintre versiuni de la sine. Trimiterea așteaptă până alegi. Dacă lista Semnatarilor s-a schimbat, reatribuie sau elimină câmpurile celor eliminați și adaugă semnăturile lipsă înainte să păstrezi modificările. Dacă Originalul s-a schimbat, câmpurile rămân disponibile pentru comparație; verifică-le pe noul PDF și confirmă înainte să reaplici pozițiile. O actualizare eșuată în fundal păstrează și ea câmpurile nesalvate pe ecran.

Când există câmpuri text sau casete de bifat, Signit pregătește PDF-ul ca fiecare Semnatar să vadă aceleași pagini și verifică dacă fiecare casetă de text poate afișa referința de continuare. Editorul spune când PDF-ul este în pregătire, marchează o casetă prea mică și îți cere să înlocuiești un PDF care nu poate fi afișat la fel pentru toți.

Previzualizează ca semnatar

Previzualizează ca semnatar arată documentul cum îl va vedea un Semnatar; alegi cine în Previzualizează ca. Câmpurile lui sunt conturate, textul blocat și valorile lui inițiale apar la locul lor, iar textul prea lung pentru casetă își arată referința de continuare, cu textul complet pe o pagină de continuare, așezat după aceleași reguli de pe server pe care le folosește documentul Final. Previzualizarea arată ultimele câmpuri salvate. Dacă aspectul și câmpurile salvate provin din revizii diferite, așteaptă o previzualizare corespunzătoare. Din ea nu se poate completa, semna sau trimite nimic; alege Înapoi la editare pentru a reveni.

E-mail și livrare

În aplicația Signit găzduită, fiecare Semnatar eligibil primește o invitație prin e-mail de la sign-it.ro, trimisă prin Cloudflare. Pagina Documentului îți arată starea reală a livrării și a semnăturilor: un e-mail poate ajunge mai târziu. Dacă livrarea pentru un Semnatar eligibil are nevoie de atenție, rezolvă configurarea e-mailului, apoi alege Retrimite invitația din rândul acelui Semnatar.

Poți livra invitația și pe alt canal. În rândul unui Semnatar eligibil, alege iconița de copiere (Copiază linkul de semnare) și trimite linkul cum vrei (WhatsApp, SMS sau propriul tău instrument). Este același link ca în e-mail, unic pentru acel Semnatar, și expiră. Semnatarii din etapele următoare nu au încă niciun link: rândul lor spune că linkul se deblochează la etapa respectivă.

După trimitere

Poți anula un Document trimis sau poți trimite reamintiri Semnatarilor care nu au semnat încă. Vezi Urmărește rezultatul pentru reguli și pentru limita de o reamintire la 24 de ore.

Când să alegi rutare secvențială

În rutarea secvențială, persoanele din aceeași etapă pot semna împreună. Etapa următoare primește acces abia după ce toată etapa curentă a semnat. Dacă nu ai o cerință clară de ordine, păstrează rutarea în paralel: este mai ușor de explicat și se termină mai repede.

Câte Documente poți trimite

Numărul de Documente pe care le poți trimite într-o lună depinde de planul Organizației tale. Planul gratuit permite cel mult 10 Documente trimise pe lună pentru fiecare Organizație. Luna urmează calendarul din România (ora Europe/Bucharest) și începe din nou pe 1. Documentele trimise de agentul tău conectat se numără la fel ca cele pe care le trimiți tu. Ciornele, încărcările și semnarea nu sunt niciodată limitate.

Dacă ai atins limita lunii (pe planul gratuit, la al 11-lea Document), Signit nu trimite nimic și păstrează Ciorna exact cum era. Editorul îți spune limita și din ce zi poți trimite din nou.

Dacă planul Organizației tale nu mai este activ, Signit nu trimite niciun Document și păstrează Ciorna. Editorul îți spune să contactezi administratorul Organizației tale.

Ce verifici înainte de trimitere

• PDF-ul este versiunea finală pe care vrei să o semneze oamenii.
• Numele și adresele Semnatarilor sunt corecte; aceeași adresă nu poate apărea de două ori în același Document.
• Subiectul spune clar despre ce acord este vorba.
• Fiecare Semnatar are cel puțin un câmp vizibil în locul în care îl aștepți.
• Dacă te-ai inclus, știi că vei apărea ca un Semnatar obișnuit.

Dacă trimiterea nu reușește, Signit păstrează Ciorna și evită dublarea Documentului. Poți încerca din nou din aceeași pagină.